Ochrana osobních údajů

Institut Terezínské iniciativy podporuje vědecký výzkum různých aspektů moderních dějin, zejména vztahů většiny a menšin žijících v prostoru dnešní České republiky. Provozuje vzdělávací portál holocaust.cz, Databázi obětí holocaustu a veřejnou odbornou knihovnu. Vydává odborné publikace a pořádá vzdělávací semináře pro učitele a žáky českých škol a veřejnost. Organizuje každoroční připomínkovou akci Veřejné čtení jmen obětí holocaustu - Jom ha-šoa.

1) KDO JSME A PROČ ZPRACOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE?

Abychom mohli dobře fungovat a poskytovat naše služby, musíme zpracovávat určité množství údajů o osobách, kterých se naše činnost týká. Těmito osobami jsou například účastníci našich seminářů, uživatelé webových stránek a online služeb, zaměstnanci, dodavatelé, smluvní partneři či jiní lidé, se kterými potřebujeme komunikovat.
Zákon nás proto označuje za tzv. správce osobních údajů – musíme se starat o bezpečnost vašich údajů, plnit různé povinnosti při jejich zpracování a pomoci vám s uplatňováním vašich práv. Budete-li mít jakékoli dotazy či požadavky, obraťte se na nás:
Institut Terezínské iniciativy
Jáchymova 63/3
110 00 Praha
Telefon: +420 222 317 013
E-mail: institute@terezinstudies.cz
Tyto zásady odrážejí naše hodnoty v oblasti ochrany osobních údajů a jsou ujištěním, že:

• Splňujeme požadavky stanovené právními předpisy o ochraně osobních údajů.
• Chráníme soukromí účastníků našich seminářů, zaměstnanců, partnerů a dalších osob.
• Nechceme nic zamlčovat či skrývat.

Zpracováváme vaše údaje především proto, abychom Vám mohli poskytovat kvalitní a spolehlivé služby. Údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je pro stanovený účel nezbytný.

2) KDY VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE SBÍRÁME ČI JINAK ZPRACOVÁVÁME?
Vaše údaje můžeme získat různými způsoby. Jedná se například o následující situace:

• Účastníte se našich seminářů.
• Uzavřete s námi určitou smlouvu nebo s námi jinak spolupracujete.
• Komunikujete s námi prostřednictvím telefonu, e-mailu či speciálních formulářů.
• Odebíráte náš newsletter či pozvánky na semináře.
• Poskytli jste nám fotografie a dokumenty pro Databázi obětí.
• Jste registrovaní čtenáři naší knihovny.
• Jste našimi dárci.

3) JAKÉ VAŠE ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME A ZA JAKÝM ÚČELEM?
Druhy údajů, které zpracováváme, se budou lišit v případě každé naší služby, aktivity, či druhu vztahu mezi vámi a ITI. Níže najdete přehled těchto aktivit a vztahů vždy s rozsahem zpracovávaných údajů a účelů, za kterými zpracování probíhá.

• Informace o našich lidech a aktivitách

Institut může svoji činnost vykonávat hlavně díky lidem, kteří jsou jeho součástí. Aby návštěvníci měli přehled o tom, na koho se mohou obrátit, zveřejňujeme na webu se souhlasem našich pracovníků, lektorů či jiných partnerů jejich údaje, kterými jsou zejména fotografie, jména, email, případně další kontaktní údaje.

• Řešení dotazů a komunikace s vámi

Kdykoli se na nás můžete obrátit prostřednictvím telefonu či e-mailu s dotazem, žádostí či podnětem. Rádi vám vše pomůžeme vyřešit a zodpovědět. Za tímto účelem potřebujeme zpracovat vaše kontaktní údaje a, je-li to nutné, rovněž Vaše jméno, a to po dobu, než dojde k vyřešení vašeho dotazu a pro účely statistiky. Nebudeme vaše údaje zpracovávat za účelem emailového marketingu či zasílání nabídek, nedáte-li nám k tomu výslovný souhlas.
S některými z vás, například s dodavateli nebo dárci, uzavíráme smlouvy. V takovém případě zpracováváme vždy údaje uvedené ve smlouvě, a to v rozsahu, který je nezbytný k plnění dané smlouvy – tedy tak, abychom mohli udělat to, k čemu jsme se zavázali. Údaje z některých smluv (například smluv o poskytnutí nadačního příspěvku) předáváme příjemcům (donorům či sponzorům) v rámci kontroly transparentnosti naší činnosti. Údaje ze smluv nepoužíváme, ani nikomu nepředáváme k marketingovým účelům.

• Registrace na jednotlivé kurzy

Rozhodnete-li se zaregistrovat na některý z našich kurzů, potřebujeme následně zpracovat údaje, kterými jsou například jméno a příjmení, profesní pozice, kontaktní údaje, případně fakturační adresa či číslo účtu, abychom mohli vystavit fakturu k úhradě případného účastnického poplatku a zkontrolovat přijetí platby (jedná-li se o placený kurz) a zajistit vám na dané akci místo. Některé údaje, jako například jméno, příjmení, profesní pozice a v odůvodněných případech též kontaktní údaj může být poskytnut konkrétnímu lektorovi, aby bylo možné akci lépe zorganizovat, připravit její náplň a ověřit na místě vaši účast. V případě, že zajišťujeme účastníkům ubytování, ubytovacímu zařízení předáváme nejnutnější osobní údaje pro zajištění ubytování a stravování. Údaje nejsou těmto příjemcům poskytované za jiným účelem, než je zajištění přípravy akce. Pokud se účastníte semináře se svoji třídou a pokud to vyžaduje donor ve svých grantových podmínkách, může se stát, že budeme potřebovat znát jména vaši žáků či studentů. Tyto údaje zpracováváme pouze pro účely řádného vyúčtování konkrétního grantu a archivujeme po dobu stanovenou donorem.

• Zprostředkování školení a kurzů na klíč

Necháte-li si námi zorganizovat školení či kurz dle specifických služeb své organizace, musíme zpracovat údaje, kterými jsou jednak informace o objednateli či jeho zástupci (jméno, příjmení, fakturační údaje, kontaktní údaje) a dále informace o osobách, které se akce plánují zúčastnit (jména zaměstnanců, jejich pracovní zařazení a kontaktní údaje), abychom byli schopni akci kvalitně připravit a zkoordinovat s vybraným lektorem. Našim lektorům musíme údaje v nezbytném rozsahu předat, aby mohli připravit program a témata akce či doplňkové materiály. Nikomu nepovolanému tyto údaje nepřijdou pod ruku. Pokud si u nás jako škola objednáte program pro svou třídu, nebojte se, od vašich žáků nebudeme potřebovat žádné informace. Pro zajištění programu potřebujeme znát pouze počet dětí ve třídě a ročník, který navštěvují.

• Rozesílání newsletteru a pozvánek

Dáte-li nám svůj souhlas, můžeme vás informovat o zajímavých novinkách týkajících se našich služeb formou zasílání emailového newsletteru. Newsletter rozesíláme nepravidelně a ne příliš často. Vedle klasického newslettru od nás můžete dostávat i pozvánky na konkrétní akce. Respektujeme, pokud si z různých důvodů již nepřejete informace a pozvánky dostávat. Svůj souhlas s jejich zasíláním můžete kdykoli odvolat.

• Zkvalitňování našich služeb a produktů

Snažíme se vylepšovat naše online služby tak, aby pro vás byly maximálně užitečné a zajímavé. Za tímto účelem monitorujeme, co vás na našich stránkách zajímá, jaké sekce nejraději navštěvujete nebo co nejčastěji hledáte. K tomu využíváme služeb třetích stran, kterými jsou zejména Google, které nám pomáhají porozumět tomu, jak naše stránky využíváte. Zpracováváme proto vaše údaje, kterými mohou být cookies, IP adresa či časové a jiné údaje o vaší aktivitě na našich stránkách. Tyto údaje mohou být zpřístupněny rovněž uvedeným třetím stranám, jelikož jejich zpracování probíhá v systémech těchto stran (zejména Google Analytics).

• Poskytování knihovnických služeb

Sbírání a zpracování osobních údajů v souvislosti s registrací čtenáře do naší knihovny probíhá v souladu se Zákonem ze dne 29. června 2001 o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon). Podrobné informace o zpracovávání těchto údajů naleznete v Knihovním řádu Knihovny Institutu Terezínské iniciativy. Tyto údaje nejsou využívány pro zasílání jakýchkoliv dalších informací a nabídek, s výjimkou těch, které souvisí s provozem knihovny.

• Darování fotografií a dokumentů do Databáze obětí

Pokud nám darujete fotografie a dokumenty, které jsou integrovány do Databáze obětí, zpracováváme a uchováváme vaše kontaktní informace jako je jméno a kontaktní adresa. Kontaktní adresu nikomu nepředáváme, v případě, že by někdo projevil o vaše materiály zájem, kontaktujeme vás sami. V Databázi obětí na webu holocaust.cz je u sbírek v osobním vlastnictví uvedeno pouze jméno majitele originálních dokumentů, a to po jeho souhlasu se zveřejněním. Pokud si již nepřejete, aby vaše jméno bylo v souvislosti se sbírkami uvedeno, neváhejte nás kontaktovat. Zároveň vám na nebudeme posílat žádné informace a e-maily, pokud nám k tomu nedáte souhlas.

• Jste naším dárcem

Pokud se rozhodnete podpořit naši činnost finančním darem, a to nejčastěji přes portál darujme.cz. Obecná nastavení a lhůty pro zpracování jsou nastaveny provozovatelem dárcovského portálu, kterým je Nadace Via. Správcem údajů je v tomto případě ITI a zpracovává ty údaje, které jsou nezbytně nutné pro účetní zpracování daru a pro kontaktování dárce. Pokud nás podpoříte jinak (přímo na náš účet), zpracováváme vaše osobní údaje sami a vaše údaje nejsou předávány třetí straně. Zároveň vám na nebudeme posílat žádné informace a e-maily, které nesouvisí s vaším darem, pokud nám k tomu nedáte souhlas.

4) JAKÝ JE PRÁVNÍ DŮVOD NAŠEHO ZPRACOVÁNÍ?
Aby naše činnosti zpracování byly zákonné, musí pro každé zpracování existovat zákonný důvod. Zákonnými důvody výše uvedených druhů zpracování dle článku 6 GDPR jsou:

• Zpracování je nezbytné pro splnění naší právní povinnosti:

To se týká případů zpracování údajů, které musíme jako zaměstnavatel zpracovávat o svých zaměstnancích, údajů, které podléhají pravidlům daňových, účetních či jiných předpisů v souvislosti s fakturací či plnění povinností v oblasti transparentnosti nadace dle občanského zákoníku.

• Zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy:

To se týká zejména případů zpracování údajů z uzavíraných smluv, poskytování služeb Knihovny ITI či údajů v registračních formulářích na kurzy a jiné akce.

• Zpracování je v souladu s našimi oprávněnými zájmy, ledaže by Vaše práva měla před těmito zájmy přednost. Těmito oprávněnými zájmy v konkrétních případech jsou:
  • Zájem na vytváření a budování online prezentace ITI a rozvíjení a udržování kontaktů v rámci neziskového sektoru;
  • zájem na zajištění kontaktu s orgány či funkcionáři právnických osob;
  • zájem na zdokonalování a přizpůsobování online služeb a strategií poptávce uživatelů a zájem na efektivním cílení služeb a produktů za současné úspory prostředků.

Zpracování je založeno na vašem souhlasu. V případě potřeby Vám poskytneme jednoduché možnosti jak souhlas se zpracováním udělit či ho kdykoli odvolat.

5) KDO MÁ K VAŠIM ÚDAJŮM PŘÍSTUP?
Vaše osobní údaje neprodáváme ani jinak neposkytujeme neoprávněným třetím stranám, a to ani za účely marketingu. Protože však není v našich možnostech zvládnout všechny druhy naší činnosti vlastními silami, využíváme níže uvedených externích služeb (které mohou a nemusejí být online). Poskytovatelé těchto služeb mohou mít k vašim údajům přístup pouze v rozsahu nezbytném pro poskytnutí dané služby či plnění jejich povinnosti.
Znamená to, že pokud musíme vaše údaje svěřit jinému subjektu, děje se tak pouze v minimálním rozsahu, který zajistí řádné fungování naší organizace a nijak nepoškodí vaše práva či soukromí.

Smluvní poskytovatelé služeb a přidružené subjekty:

• Poskytovatelé online nástrojů pro správu, sdílení a ukládání dokumentů, kterými jsou Microsoft, Dropbox, Google, Mailchimp;
• poskytovatelé online nástrojů pro sledování uživatelské interakce Google Analytics;
• externí poskytovatelé fyzických služeb v oblasti účetnictví, auditu, práva atp.;
• spolupracující organizace v rámci konkrétních projektů, není-li ITI hlavním organizátorem.

6) JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA A JAK JE MŮŽETE UPLATNIT?
Abyste nad svými osobními údaji měli maximální kontrolu, můžete ve vztahu k nim uplatnit celou řadu práv. V rámci našich možností poté uděláme maximum proto, abychom vašim žádostem vyhověli. Základní výčet vašich práv poskytují články 15 až 22 GDPR a patří mezi ně zejména:

• Právo získat informace o vašich osobních údajích, které zpracováváme (právo na přístup);
• právo na opravu vašich zpracovávaných osobních údajů v případě, že budou nepřesné (právo na opravu) a informace o provedení opravy;
• právo na výmaz vašich osobních údajů z našich databází v případě, že už údaje nebudou potřebné k účelu, pro který byly zpracovávány, nebo když odvoláte souhlas s jejich zpracováním;
• právo na omezení konkrétního zpracování osobních údajů a informace o provedení omezení;
• právo vznést námitku proti zpracovávání osobních údajů na základě našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše;
• právo odvolat dříve udělený souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li zpracování na tomto souhlasu založeno.

Uděláme vše pro to, abychom vám pomohli uplatnit vaše práva a vyřešit jakékoli dotazy, žádosti, či stížnosti. Obrátit se na nás můžete prostřednictvím e-mailu na institute@terezinstudies.cz. Ve zprávě prosím specifikujte, jak vám můžeme pomoci či co pro vás můžeme udělat. E-mail prosím odesílejte vždy z adresy, kterou běžně používáte v souvislosti s našimi službami.
Budeme rádi, když se vše pokusíte nejprve vyřešit s námi. Vaše spokojenost je pro nás důležitá.
Pokud nejste spokojeni s naší odpovědí nebo se domníváte, že vaše údaje zpracováváme nekorektně či nezákonně, můžete podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů. Další informace o Úřadu pro ochranu osobních údajů a jeho postupech pro podávání stížností naleznete zde: www.uoou.cz. Postup pro podávání stížností naleznete zde: www.uoou.cz.

7) COOKIES A ZMĚNA JEJICH NASTAVENÍ
Při procházení webových stránek se zaznamenává vaše IP adresa, jak dlouho se na stránce zdržíte a ze které stránky přicházíte. Používání souborů cookies pro měření návštěvnosti webu a přizpůsobení zobrazení webových stránek vnímáme jako oprávněný zájem správce. Používání souborů cookies můžete ve svém prohlížeči zakázat. Naše webové stránky jsou následující: www.terezinstudies.cz, www.holocaust.cz, www.vychovakrespektu.cz a www.ztracena-pamet.cz.

Podrobnosti o použití cookies vč. nastavení souhlasu naleznete zde


8) ZÁSADY MAILINGU
Přihlášením odběru některého z našich newsletterů souhlasíte se zpracováním vaší emailové adresy za účelem zasílání novinek a informací o našich produktech a službách, které nabízíme. Chceme, aby tyto novinky a informace pro vás byly užitečné a zajímavé a úzce souvisely s vašimi zájmy a preferencemi.
Rozesíláme celkem 2 druhy newsletterů (Newsletter pro pedagogické pracovníky s informacemi o pořádaných seminářích a Obecný informační newsletter), a to podle toho, které z našich služeb využíváte, případně podle toho, které z nich se rozhodnete odebírat, a mimo newsletter pozvánky na veřejné akce. Pozvánky na semináře pro pedagogické pracovníky mohou být také posílány mimo newsletter. Pozvánky třetích stran vám posílat nebudeme, s výjimkou že se jedná o projekt, na kterém spolupracujeme. Můžete si být jisti, že veškerý obsah našim e-mailů se bude týkat pouze naší činnosti.
Odběr novinek můžete kdykoli odhlásit kliknutím na link „odhlásit odběr“, obsažený v patičce jednotlivých zpráv nebo v odpovědi na zaslaný email. Po odhlášení odběru vám již novinky a sdělení nebudeme moci zasílat a vaše údaje vymažeme.
Můžete se také spolehnout na to, že vám nebudeme posílat nežádoucí nabídky a za tímto účelem vaši emailovou adresu ani nepředáme nikomu třetímu. Obsah newsletterů bude vždy souviset s činností Institut Terezínské iniciativy. E-maily budeme zasílat v rozumných intervalech. V současnosti je posíláme nepravidelně, vždy na základě naší potřeby.
Vaše požadavky a dotazy týkající se zasílání e-mailů s vámi rovněž rádi vyřešíme na adrese institute@terezinstudies.cz. Napište nám, budete-li cokoli potřebovat.

Tyto zásady byly aktualizovány v květnu 2018.